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UNIDAD 1. FUNDAMENTOS DE SISTEMAS

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Sistema

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software)

 

Elementos de un sistema:

  • Los componentes del sistema.
  • La estructura que viene determinada por las relaciones entre los componentes.
  • El objetivo u objetivos del sistema.

También se pueden considerar elementos de un sistema los siguientes:

  • El entorno del sistema: Aquello que lo rodea y dentro del cual está ubicado.
  • Los límites del sistema: La frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye el entorno.
  • Las entradas y salidas del sistema: Las relaciones con el exterior, representado por el entorno. Los sistemas que se relacionan con el exterior se denominan “sistemas abiertos”.

 

Características De Los Sistemas

  • Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
  • Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
  • Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
  • Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

 

Evolución

A principios del siglo XIX, la Revolución Industrial cambió el concepto de trabajo artesanal por la especialización y división del trabajo. Las personas se organizaron en secciones o departamentos que se coordinaban mediante el intercambio de información. Se empleaba el papel, el lápiz y los archivadores como sistemas de información.

A principios del siglo XX, el tamaño y complejidad de las empresas hizo que la gestión de la información empleara a multitud de oficinistas o administrativos que manejaban ingentes cantidades de impresos, fichas clasificadas en archivadores, etc. Se empleaba la máquina de escribir, calculadoras mecánicas.

El final del siglo XX y principios del siglo XXI se caracterizan por el empleo de sofisticadas tecnologías de la información para los actuales sistemas de información. Los sistemas mecánicos se sustituyen por los informáticos.

 

Tipos De Sistemas

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

  • Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.
  • Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

  • Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.
  • Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

 

Sistema De Información

Es un conjunto integrado de personas, procedimientos, información y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información.

Estructura

Los sistemas informáticos suelen estructurarse en Subsistemas.

Subsistema físico: asociado al hardware. Incluye entre otros elementos la CPU, memoria principal, la placa base, periféricos de entrada y salida, etc.

Subsistema lógico: asociado al software y la arquitectura. Incluye al sistema operativo, el firmware, las aplicaciones y las bases de datos.

Un sistema informático como todo sistema, es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de recurso humano (humanware) que permite almacenar y procesar información. El hardware incluye computadoras o cualquier tipo de dispositivo electrónico inteligente, que consisten en procesadores, memoria, sistemas de almacenamiento externo, etc. El software incluye al sistema operativo, firmware y aplicaciones, siendo especialmente importante los sistemas de gestión de bases de datos. Por último el soporte humano incluye al personal técnico que crean y mantienen el sistema (analistas, programadores, operarios, etc.) y a los usuarios que lo utilizan.

a) Componente físico: que constituye el hardware del sistema informático K lo conforman, básicamente, los ordenadores, los periféricos y el sistema de comunicaciones. Los componentes físicos proporcionan la capacidad y la potencia de cálculo del sistema informático.

b) Componente lógico: que constituye el software del sistema informático y lo conforman, básicamente, tos programas, las estructuras de datos y la documentación asociada El software se encuentra distribuido en el hardware y lleva a cabo el proceso lógico que requieren los datos.

c) Componente humano: constituido por todas las personas participantes en todas las fases de la vida de un sistema informático (diseño, desarrollo, implantación, explotación). Este componente humano es sumamente importante ya que los sistemas informáticos están desarrollados por humanos y para uso de humanos.

 

La Organización Como Sistema.                                                                                

La organización es un sistema social, técnico y económico que combina recursos humanos, financieros, de información y tiempo, bajo una determinada estructura operando y desarrollándose, en un contexto en orden a ciertos valores, desarrollando un conjunto de actividades, orientada a la generación de bienes, ya sea productos o servicios con el objeto de satisfacer necesidades, deseos expectativas propias y de terceros. La cual está formada por subsistemas menores, que a la vez está inserta en un sistema mayor llamado sociedad. Es aquí donde ella misma se convierte en un subsistema.

Una persona, un grupo, un departamento dentro de una organización o una empresa son sistema, pues se componen de órganos  o partes que deben funcionar coordenada e integradamente para lograr los objetivos trazados dentro de la organización.

 

Tipos de Organización

Organización formal

Organización formal significa casi siempre la estructura intencional de papeles en una empresa formalmente organizada. Sin embargo, describir una organización como “formal” no significa que hay algo inherentemente inflexible o indebidamente limitante en ella. Si el administrador organiza bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el que el desempeño individual, tanto actual como futuro, contribuya con la mayor eficacia a alcanzar las metas del grupo.

La organización formal debe de ser flexible. En las organizaciones más formales debe darse cabida a la discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos y reconocer las preferencias y capacidades individuales.

Organización informal

La organización informal se puede describir como una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre si.

Las organizaciones informales podrían conceptuarse como redes de alianza o esferas de influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal.

 

Principios De La Organización

El diseño de organizaciones implica fundamentalmente establecer la interrelación que presentan los principios de organización al desarrollo del nuevo sistema. La finalidad de estos principios ha sido guiar a los demás en la organización y en la forma de crear sistemas de organización óptimos.

Las principales guías para el establecimiento de una correcta organización son:

  • La organización debe ser una expresión de los objetivos.
  • La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares debe ser requeridas en lo posible.
  • La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo, son propósitos básicos de la organización.
  • La máxima autoridad debe descansar en ejecutivo, el jefe más alto con líneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo.
  • La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito y puestas en conocimiento, de todos los miembros del grupo.
  • La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de sus subordinados, es absoluta.
  • La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.
  • Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar más de cinco.
  • Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en proporción a su autoridad y responsabilidad.
  • Toda organización exige una continuidad en su proceso y estudio y en nuevas técnicas o aplicaciones.

Oros principios o elementos que pueden ser tomados en consideración para el establecimiento de toda organización son:

  • Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y claro, incluyendo las divisiones que sean básicas al mismo.
  • La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente.
  • La delegación de la autoridad deberá ser descendiente para su actuación.
  • La división del trabajo adecuada evitará duplicidad de funciones.
  • Cada empleado deberá ser responsable ante una sola persona.
  • No deberán ser responsables ante una misma persona más empleados de la que ésta pueda supervisar eficazmente.
  • Las críticas a los subalternos, siempre que sea posible, deberán ser en privado.
  • Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible.
  • Ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le corresponda, ni ser critico ni ayudante de otro a la vez.

 

Funciones

El método más importante para dividir el trabajo y que todas las organizaciones lo utilizan es la división por funciones.

Agrupar actividades relacionadas facilita la supervisión, porque disminuye la cantidad de conocimientos que el jefe de un departamento debe de dominar al fin de supervisar eficientemente.

Cuando una empresa se inicia la estructura de la organización se basa en realidad en la respuesta a la pregunta: ¿qué funciones principales tendrá que llevar a cabo la empresa industrial? Estas serían por lo menos elaborar el producto, venderlo, e investigar los resultados.

En las empresas de servicios es más rápido y la división sería: servicios al consumidor, ventas de servicios, y nuevamente controlar los resultados.

 

Proceso De Organización

Un proceso clásico de organización es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.

Sus niveles

• Institucional: Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.

• Intermedio: Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)

• Operacional: Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.

Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organización participan los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos de resolución de conflictos. Se basa en el establecimiento de métricas para evaluación de resultados. A su vez identifica los criterios de asignación de recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus niveles.

 

Estructura Organizacional

Entenderemos como estructura de la organización como al marco formal o el sistema de comunicación y autoridad de la organización.

Complejidad: Simplificación de los diferentes departamentos y jerarquías. Se refiere a la cantidad de diferenciación en una organización. Entre mas sea la división del trabajo en una empresa mas niveles verticales habrá en la jerarquía y entre mas dispersas esten las unidades de la organización geográfica/e mas difícil o complejo serán las personas y actividades.

Formalización: Se conoce como al grado que una organización depende de reglas y procedimientos para dirigir el comportamiento de los empleados.

Centralización: Se da cuando los gerentes desarrollan o cambian en función de la toma de decisiones. Es decir se tiene muy centralizada cualquier aspecto en los niveles superiores de la gerencia, fluyendo los problemas hasta los altos ejecutivos que deciden lo que debe hacerse, se maneja al mismo tiempo que descentralizar, es en ocasiones lo mas conveniente en cuanto a los niveles bajos de la gerencia.

 

El Enfoque Sistémico

El enfoque sistémico es la aplicación de la teoría general  de los sistemas en cualquier disciplina.

En un sentido amplio, la teoría general de los sistemas se presenta como una forma sistemática y científica de aproximación y representación de la realidad y, al mismo tiempo, como una orientación hacia una práctica estimulante para formas de trabajo interdisciplinarias.

Los objetivos originales de la teoría general de sistemas son las siguientes:

• Impulsar el desarrollo de una terminología general que permita  describir las características, funciones y comportamientos sistémicos.

• Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos y, por  último,

• Promover una formalización (matemática) de estas leyes.

 

Requerimientos

Un requerimiento es una característica que el sistema debe tener o es una restricción que el sistema debe satisfacer para ser aceptada por el cliente.

Levantamiento de requerimientos

Es la especificación del sistema en términos que el cliente entienda, de forma que se constituya en el contrato entre el cliente y los desarrolladores.

Requerimientos Funcionales

Son declaraciones de los servicios que proveerá el sistema, de la manera en que éste reaccionará a entradas particulares. En algunos casos, los requerimientos funcionales de los sistemas también declaran explícitamente lo que el sistema no debe hacer.

 

Requerimientos No Funcionales

Son restricciones de los servicios o funciones ofrecidos por el sistema. Incluyen restricciones de tiempo, sobre el proceso de desarrollo, estándares, etc.

Son aquellos requerimientos que no se refieren directamente a las funciones específicas que entrega el sistema, sino a las propiedades emergentes de éste como la fiabilidad, la respuesta en el tiempo y la capacidad de almacenamiento. De forma alternativa, definen las restricciones del sistema como la capacidad de los dispositivos de entrada/salida y la representación de datos que se utiliza en la interface del sistema.

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